Cómo ser eficiente en el trabajo: metas y objetivos

Dos de las cuestiones más importantes que debemos tener en cuenta a la hora de iniciar cualquier proyecto, personal o no, y obtener buenos resultados, son la eficacia y la eficiencia. De nada nos vale trabajar doce horas si cuatro las malgastamos en: "Se me ha olvidado esto, tengo que irme...", "No me acordaba de que era hoy", "Estoy haciendo diez cosas a la vez...", "Esto me cuesta demasiado", "Realmente, no conozco mis limitaciones"...

Comencemos con la diferenciación de EFICIENCIA y EFICACIA:

Podemos definir la eficiencia como la relación entre los recursos utilizados en un proyecto y los logros conseguidos con el mismo. Se entiende que la eficiencia se da cuando se utilizan menos recursos para lograr un mismo objetivo. O al contrario, cuando se logran más objetivos con los mismos o menos recursos.

Por ejemplo: se es eficiente cuando en 12 horas de trabajo se hacen 100 unidades de un determinado producto. Ahora, se mejora la eficiencia si esas 100 unidades se hacen en sólo 10 horas. O se aumenta a eficiencia si en 10 horas se hacen 120 unidades. Aquí vemos que se hace un uso eficiente de un recurso (tiempo), y se logra un objetivo (hacer 100 o 120 productos)

Quizás puedas ser más eficiente practicando un división de tareas. Y, muchas veces, es más económico por la reducción del tiempo. Y, ya sabemos, que tiempo es igual a dinero. Todo está relacionado. Si tu cadena de valor se mantiene intacta en menos tiempo estarás por el buen camino. Y, si ademas de esto, tienes la posibilidad de aumentar la calidad del resultado final, estás en la buena dirección del éxito.

Respecto a la eficacia, podemos definirla como el nivel de consecución de metas y objetivos. La eficacia hace referencia a nuestra capacidad para lograr lo que nos proponemos.

Ejemplo: se es eficaz si nos hemos propuesto construir un edificio en un mes y lo logramos. Fuimos eficaces, alcanzamos la meta.

La eficacia difiere de la eficiencia en el sentido que la eficiencia hace referencia en la mejor utilización de los recursos, en tanto que la eficacia hace referencia en la capacidad para alcanzar un objetivo, aunque en el proceso no se haya hecho el mejor uso de los recursos. 

Podemos ser eficientes sin ser eficaces y podemos ser eficaces sin ser eficientes. Lo ideal sería ser eficaces y a la vez ser eficientes.

Se puede dar el caso que se alcanzó la meta de construir una autopista en un semana tal como se había previsto (fuimos eficaces), pero para poder construir la autopista, se utilizaron mas recursos de lo normal (no fuimos eficientes).

Caso contrario, se utilizaron un 10% menos de los recursos previstos para construir la autopista pero no se logró terminarla en una semana como estaba previsto (fuimos eficientes pero no eficaces).
Lo ideal sería construir la autopista en una semana y utilizar no más del 100% de los recursos previstos. En este caso seriamos tanto eficaces como eficientes.

Una vez tenemos claras las definiciones de ambas palabras vayamos a la parte que más me gusta; ¿Cuáles son la variables de la eficacia? Seis son los factores principales que configuran la eficacia individual, y que veréis representados abajo en forma de casa: capacidad, automotivación, autogestión, suerte, simplificación y responsabilidad.

Capacidad es que la persona tenga los conocimientos, habilidades y actitudes necesarios para realizar sus tareas y alcanzar sus objetivos, es decir, que sepa hacer su trabajo. A más capacidad más eficacia.

Automotivación es que la persona esté dispuesta a poner el esfuerzo necesario para lograr resultados positivos, es decir, que quiera hacer su trabajo. La conducta visible de la motivación es el esfuerzo. Si alguien está realmente motivado se percibe en que se esfuerza más.

Autogestión se entiende la capacidad de decidir y obrar de una persona en su trabajo, de acuerdo con sus criterios. Por ejemplo, en TAOM valoramos mucho este factor. Tener capacidad de decisión y reacción son dos valores realmente importante.
Hay tres condiciones que deben cumplirse para que se dé la autogestión: la primera es que le clarifiquen las tareas y objetivos a la persona correspondiente, es decir, lo que se espera de él promoviendo la participación; la segunda es que se le faciliten los recursos mínimos necesarios para alcanzarlos; y la tercera y última es que tenga autonomía para actuar y tratar de conseguir los objetivos.

Estos tres elementos –capacidad (saber), automotivación (querer), autogestión (poder)- van estrechamente ligados. Si falla uno de ellos difícilmente podremos ser eficaces. Si un profesional no tiene las capacidades para hacer su trabajo, por muy automotivado que esté, no será eficaz. Del mismo modo, una persona muy capacitada, pero no automotivada, no conseguirá los mejores resultados. Finalmente, una empresa que no favorezca la autogestión dificultará que el profesional aplique sus capacidades y motivación, y por tanto, impedirá su rendimiento.

La simplificación es hacer las tareas de la manera más sencilla posible. Aunque lo simple sea más eficaz, porque nos hace invertir menos recursos, lo cierto es vivimos en un mundo laboral complejo. Cuando se fundó la primera línea de ferrocarril en España -Barcelona/Mataró, en 1848-, el trayecto duraba 30 minutos. Hoy en día, tras más de 60 años de evolución, ¡el trayecto dura 50 minutos! Esta situación nos acerca a una de las razones que explican la complejidad en la que vivimos: la evolución natural de las cosas es hacia su complejidad. Se evoluciona hacia lo complejo no hacia lo simple. Curiosa paradoja...

Por suerte entendemos la repercusión en los resultados que puedan tener aquellos hechos y situaciones que se dan en la realidad externa a la persona y sobre los que casi no tiene control. Tener en cuenta las necesidades del mercado será algo muy favorable para nuestra suerte. Puedes ser el mejor constructor de cañas para pescar del mundo, pero si montas la sede en el desierto, probablemente tengas poca suerte a la hora de comercializarlas.

Finalmente tenemos el factor responsabilidad, que es el motor de la eficacia en la medida que nos mueve a asumir los compromisos y deberes derivados del trabajo. La responsabilidad es la que nos lleva a poner todos los esfuerzos para actuar eficazmente, aunque sepamos que algunas de las variables del rendimiento no dependen enteramente de nosotros.

Por hoy ha sido suficiente para ponerse manos a la obra. En el próximo post nos introduciremos en los diferentes comportamientos de la eficacia.

Plinio(El joven), Cayo : "El hábito es el maestro más eficaz"

Jagoba Ormaetxea
CEO & Co-Founder TAOM

Fuentes: http://www.eexcellence.es/index.php?option=com_content&view=article&id=647:pablo-maella&catid=35:articulos-publicados&Itemid=57
http://www.gerencie.com/diferencia-entre-meta-y-objetivo.html